【Excel】印刷プレビューの表示と印刷範囲の設定方法を解説

Excelで作成したシートを、プリンターで印刷したくなるかもしれません。
ですが、「思った通りに印刷できない」ということはないでしょうか？

「作ったものと印刷したものが違う」
「必要な部分が表示されていない」
「プレビューが真っ白で何も出てこない」

これらの問題については、「印刷範囲」を適切に設定することが必要です。
もし聞いたことがない場合は、理解することで問題が解決できるかもしれません。

本記事では、初心者向けにExcelの印刷プレビュー・印刷範囲について解説していきます。
Excelでの印刷に悩まれている方は、ぜひお試しください。

印刷結果を確認するには？

Excelでは、紙に印刷される結果を予想して表示してくれる機能があります。
まずは、今の状態でどのように印刷されるかを確認していきましょう。

簡単に印刷結果を確認できる方法は、２つあります。

２つとも印刷結果の確認に使う機能ですが、それぞれ目的が異なります。

のように使い分けると印刷結果が分かりやすくなります。

まずは、それぞれの使い方を見ていきましょう。

印刷プレビューとは？

この機能は、Excelを使う上で聞いたことがあるかもしれません。
印刷プレビューは、文字通り「これから行う印刷結果の予想」を表示してくれます。

もしこの状態で上手く表示されていないと、当然印刷も失敗してしまいます。
「印刷前に、印刷プレビューで最終確認する」という風に使うのがオススメです。

次の手順で「印刷プレビュー」を開きましょう。

この方法でも問題ありませんが、ショートカットキーを使うと一発で確認できます。

このように、すぐに印刷プレビューを確認できます。
（この画像のように、プレビューを閉じる操作は「Esc」キーでも可能です。）

改ページプレビューとは？

まずは「改行」と「改ページ」の違いを抑えておきましょう。

「改行」は、「行」を「改」めます。
つまり、新しい行を追加する操作です。

一方、「改ページ」は「ページ」を改めます。
つまり、新しいページを追加する操作です。

追加されたページは、ページ単位に区切られていきます。
改ページプレビューは、そのような「ページの区切り」を見ることができる機能です。

例えば、「1ページ目」「2ページ目」などの区切りを確認できます。

１つ注意する点は、画面を元に戻す必要がある点です。

「改ページプレビュー」を表示させた後は、通常の表示に戻すことになります。
確認が終わったら、いつもの画面に戻すような流れを覚えておきましょう。

それでは、次の手順で切り替えてみましょう。

このように、「１ページ」のような透かし文字が表示されればOKです。

印刷範囲を設定するには？

印刷プレビューの結果、いかがだったでしょうか。
この印刷結果を変えたい場合には、「印刷範囲」を設定していきます。

印刷範囲とは、文字通り「ページごとの印刷の範囲」を決める機能です。

実は、設定する方法が色々あります。
全て覚えるのは大変ですので、よく使うパターンを３つ紹介していきます。

①一部だけ印刷したいとき

Excelシートの中で、一部分だけ印刷したいときに使う方法です。

次の手順で操作しましょう。

いかがでしょうか。

恐らく見た目が何も変わらないはず。
ですが、それでOKです。

この印刷範囲は、うっすら線が濃くなるので、かなり分かりにくいです。
ですので、最初に解説した「改ページプレビュー」を使って確認しましょう。

改ページプレビューで見て、このようになればOKです。
設定した印刷範囲が、青い線で囲まれていますね。

では、範囲を解除する方法も見ていきましょう。
印刷範囲を解除する操作は、次の手順となります。

解除した後の確認も、改ページプレビューで行いましょう。

このように、設定した範囲が解除されていればOKです。

②自動で１枚に収めるとき

①の方法で印刷範囲を設定した後に、新しい列を追加することになるかもしれません。
そうすると、範囲は同じままなので追加した列が印刷されなくなります。

この問題を解決するには、横の印刷範囲を「自動」に設定します。

操作自体は簡単ですが注意点があります。
「自動」にする前には「印刷範囲のクリア」を行っておきましょう。
クリアをしないと、自動での設定が効かないので注意です。

では、次の手順で操作しましょう。

このように設定することで、自動で１ページに収まるようになります。

実際に、右端に２列追加しました。

表に合わせて、自動で範囲が広がっています。

同じように縦方向にも設定することができます。
自動にしておくと、範囲を設定する必要が無いのでとても便利です。

③横向きでピッタリ収めるとき

Excelシートが横に長くなると、文字が小さくて読みづらくなります。
そのような横に長い表は、「横向き」と「１ページ」を設定しましょう。

印刷の向きの設定と②の自動設定を組み合わせれば簡単です。

次の手順で操作しましょう。

このように指定すると、横向きに自動で収まるようになります。

例えば、横に20列あるような長い表でも、１ページに収めてくれます。

ただし、文字の大きさは小さくなってしまうので気を付けましょう。

表示されないときは印刷範囲を確認

印刷プレビューで上手く表示されないときは印刷範囲を確認しましょう。
印刷範囲の確認には、改ページプレビューを使います。

編集しながら、プレビューがどう変化するのか試してみましょう。